Muitas vezes, empresas que alcançam sucesso na área comercial e apresentam bom nível de vendas, suspendem seus pagamentos por falta de liquidez, ou ainda pior, cessam suas atividades empresariais por falência. A explicação deste inesperado fracasso empresarial repousa no fato destas empresas concentraram seus esforços em vender, negligenciando a cobrança.
Estas empresas não souberam (ou ainda pior, não quiseram) cobrar corretamente seus clientes, o que provocou sérios problemas de liquidez, ocasionando assim dificuldades para financiar seu realizável e, por último, criando uma situação de insolvência.

Basicamente a inadimplência dos clientes pode levar à bancarrota, empresas que triunfaram no âmbito comercial. Um estudo da CE revelou que uma em cada quatro empresas da EU decreta falência por inadimplência (com freqüência deliberada) de seus clientes.

Por isso, o objetivo de toda empresa é acelerar ao máximo a cobrança e para tanto devem ser adotados procedimentos que otimizem os fluxos de cobrança, aumentando a liquidez e melhorando a tesouraria; uma boa gestão de cobrança contribui para reduzir as necessidades de financiamento de recursos investidos em clientes, assim como de gastos financeiros.

Sendo assim, a rapidez na cobrança de notas fiscais é essencial para a competitividade das empresas. Qualquer atraso na hora de cobrar aumenta o descompasso temporal entre os fluxos de saída de caixa e entrada, o que ocasiona uma notável deterioração da tesouraria das empresas, aumentando seus gastos com juros, ou seja, seus custos financeiros.

As empresas deveriam preocupar-se em cobrar pontualmente todas as vendas realizadas, pois cada dia de atraso no pagamento de uma nota vencida representa custo financeiro para a empresa credora; portanto, a missão da equipe de cobrança é muito importante para os resultados da empresa.

Não se pode esquecer que um dos fatores-chave para o bom resultado das empresas, é a capacidade de gerir a tesouraria, capacidade esta, proporcional à eficácia na gestão da liquidez.

Deve-se considerar que um dos princípios mais universais da boa gestão financeira baseia se no axioma de que para calcular o valor de uma empresa é melhor fazê-lo avaliando os fluxos da tesouraria que calculando os benefícios contáveis. Portanto, para medir a riqueza de uma empresa, a melhor maneira de fazê lo é através do fluxo de caixa e não do benefício contável.

A empresa recebe os fluxos da tesouraria, podendo reaplicá-los na própria empresa, no entanto os benefícios são contabilizados quando entram em caixa, e não quando o dinheiro está realmente disponível para a empresa.

Portanto é melhor avaliar uma empresa pelas entradas de tesouraria (conceito dinâmico) do que pelo benefício contável (conceito estático) que proporciona o negócio. Além disso, o benefício gerado é uma grandeza mais manipulável que o fluxo de caixa.

Outra regra importante nas finanças é o princípio do valor temporário do dinheiro. Segundo esta regra, o valor do dinheiro diminui com o passar do tempo, portanto um Euro recebido hoje, vale mais do que um Euro recebido futuramente. Por um lado, este princípio está sustentado pela rentabilidade do dinheiro recebido hoje – por exemplo, em forma de juros se investimos adequadamente o capital – portanto se não recebemos o dinheiro estaremos sacrificando o potencial do benefício deste Euro. Por outro lado, há o fenômeno da inflação, que reduz o valor das unidades monetárias – a unidade monetária recebida no futuro valerá do que mesma unidade recebida hoje. Conseqüentemente, este conceito de valor temporário do dinheiro é fundamental na boa gestão financeira, devendo estimular as empresas a receberem o mais rápido possível.

Toda empresa precisa de liquidez, como o automóvel precisa de combustível para manter o motor em funcionamento e se movimentar. Assim, as contas incobráveis são como um vazamento de combustível que prejudica a velocidade do automóvel, devendo ser eliminadas rapidamente para evitar que o motor fique completamente sem combustível e precise parar.

Por este motivo é necessário que as ações de cobrança funcionem bem, injetando constantemente e de forma abundante o dinheiro na tesouraria, para que a empresa obtenha maior e contínua liquidez para funcionar bem. Quando uma empresa não consegue cobrar pontualmente suas notas fiscais (por causa da inadimplência de seus clientes) não pode cumprir suas próprias obrigações de pagamentos e a tesouraria entra em crise.

Além disso, quando aumentam as necessidades da tesouraria, provocadas por prazos de pagamento prolongados, as empresas devem recorrer a terceiros para obter os recursos financeiros necessários. Os serviços financeiros de factoring, mesmo oferecendo vantagens para as empresas quanto à sua gestão financeira e obtenção de liquidez, também acarretam um custo financeiro elevado, além deste recurso não poder ser usado em todos os negócios.

Outro aspecto é que em muitas ocasiões, os créditos incobráveis provocam perdas financeiras tão importantes para a empresa, que sua solvência no curto prazo fica afetada. E na pior das hipóteses, os devedores falidos podem levar a companhia a parar definitivamente suas atividades.

Uma gestão ativa da cobrança permite que as empresas recebam constante e abundante fluxo de dinheiro que pode ser investido na empresa, não precisando recorrer a financiamentos externos. Um abundante fluxo de dinheiro garante boa saúde financeira para as empresas, evitando recorrer a fontes de financiamento temporárias e permitindo uma economia considerável com juros financeiros.

A época em que a palavra era suficiente para selar as operações comerciais e quando os maus pagadores eram apontados com o dedo e ficavam à margem da atividade mercantil já faz parte da história. O mundo dos negócios não castiga as más práticas mercantis, e hoje em dia o não cumprimento intencional de compromissos com fornecedores é muita vezes considerado como boa gestão empresarial. Atualmente, o mundo dos negócios convive com a prática de hábitos de pagamento nefastos que podem significar sérios riscos para empresas fornecedoras de bens e serviços.

Devemos salientar que a deterioração das práticas de pagamento não apenas se deve a fatores conjunturais, mas também reflete uma evolução estrutural das relações entre as empresas. Portanto, não se deve imputar, unicamente, o fenômeno da inadimplência à evolução dos ciclos econômicos, mas também às causas estruturais.

Sem dúvida, a inadimplência pode aumentar devido a causas conjunturais, como também pela desaceleração da atividade econômica ou o resfriamento da economia, pois em períodos difíceis, quando há aumento de custos, as empresas recorrem ao prolongamento dos prazos de pagamento como substitutivo a créditos bancários. É verdade também que em épocas de crise, os índices de inadimplência aumentam e ocorrem concordatas em cadeia, pois os problemas de pagamento contagiam outras empresas.

Além disso, devemos tomar em conta outras causas estruturais como a atitude de alguns atores econômicos (como é o caso das grandes corporações empresariais, as industriais de grande porte, redes de distribuição, o setor sanitário e as administrações públicas) de prolongarem deliberadamente os prazos de pagamento – isto é, forçam o fornecedor a conceder prazos mais longos – aproveitando sua posição dominante em detrimento das empresas menores.

Outra causa estrutural é a cultura da inadimplência que se desenvolveu nos últimos anos em muitas áreas, até que pagar com atraso tornou se um comportamento econômico generalizado. Muitas empresas, que não podem ser qualificadas como inadimplentes, tardam intencionalmente a pagar seus fornecedores a fim de obter benefícios atípicos graças ao float comercial conseguido com o fluxo de dinheiro retido. Estas empresas trabalham com o dinheiro de muitos de seus fornecedores – principalmente quando são empresas de pequeno porte – conseguindo fazer caixa à custa dos fornecedores.

Portanto, a prática de postergar os pagamentos é, basicamente, fruto de uma cultura empresarial que se desenvolveu não só devido a fatores econômicos, mas também pelas más práticas de pagamento ocorridas nas relações mercantis.

Para combater a inadimplência empresarial, a idéia principal é dispor de um bom setor de cobrança responsável pelo controle das contas a cobrar e por acelerar o processo de entrada de dinheiro na tesouraria.

Deve se, no entanto, considerar que a gestão de cobrança não é uma atividade de fácil realização, ela requer tempo e recursos.

Fazendo uma comparação, podemos dizer que a gestão de cobrança é como a ordenha de vacas. As contas dos clientes são como as tetas da vaca, se o peão se limita a por um recipiente embaixo das tetas da vaca e esperar que o leite encha o recipiente sem mover um único dedo, com certeza não conseguirá nenhum leite. Mas se o peão, todos os dias, ordenhar as vacas, poderá obter o leite que é a essência de seu negócio. É claro que para conseguir isto deverá dedicar diariamente, tempo e esforço suficientes para a atividade. A gestão de cobrança se baseia no mesmo princípio: não esperar passivamente que o cliente realize o pagamento, e sim ordenhar ativamente as contas a cobrar para extrair delas o líquido precioso.

Também devemos considerar que os saldos de clientes não são como os bons vinhos de guarda, pois ao deixá-los repousar durante certo tempo nas barricas, consegue se aumentar a qualidade do vinho, obtendo excelentes vinhos reserva, fazendo seu valor comercial aumentar; ao contrário, as notas fiscais vencidas são como iogurtes clássicos (não pasteurizados) com ciclo de vida muito curto e se não forem cobradas rapidamente estragam para sempre.

Quanto à cobrança de incobráveis, devemos tomar em conta que, em geral, a cobrança de pagamentos de devedores, é considerada uma das tarefas mais duras dentro de uma empresa. Para muita gente, cobrar uma dívida costuma provocar uma sensação de incômodo (em geral mais para quem cobra do que para o devedor).

Nos países Ibero-americanos, por motivos culturais, persiste ainda certo mal estar na hora de realizar a cobrança de uma nota fiscal, já que parece indelicado ou deselegante falar de questões de dinheiro e muito menos exigir o pagamento de uma dívida.

Ao contrário do que acontece, por exemplo, nos países anglo-saxões, com forte cultura de cobrança, e onde reclamar uma dívida é algo tão natural quanto oferecer um novo produto aos clientes. Nos países Ibero-americanos ainda não existe uma verdadeira cultura empresarial de cobrança.

A ausência de uma cultura de cobrança é, sem dúvida, um fator diferencial entre as nações Ibero-americanas e o resto do mundo; os empresários não têm nenhuma pressa em cumprir com suas obrigações de pagamento, pois não existe pressão social (nem legal) que os obrigue a serem pontuais no pagamento de suas dívidas (ou seja, não há mal em atrasar pagamentos).

Por outro lado, os fornecedores dos países Ibero-americanos são demasiado tolerantes com os devedores, os empregados das empresas gostam mais de vender e fazer social junto aos clientes do que falar em condições de pagamento e exigir o pagamento das notas fiscais em dia.

Nos países Ibero-americanos existe uma consciência coletiva de resignação à cobrança tardia, de modo que o sentimento dominante nas empresas espanholas é que cobrar tarde ou cobrar mal, é algo habitual e não se pode fazer nada a respeito.

Conseqüentemente, os executivos ibero-americanos, por uma questão cultural, são reticentes na hora de cobrar notas pendentes. Este pudor é parte da cultura hispânica, pois a tradição considera de mau gosto tratar abertamente questões pecuniárias, por isto, empresas fornecedoras sentem vergonha quando precisam lembrar aos clientes o pagamento das dívidas vencidas.

Assim como o temor de experimentar uma rejeição por parte do cliente, freia as iniciativas de cobrança dos credores.

Os executivos hispânicos são excelentes vendedores de seus produtos, tanto no mercado nacional como internacional, mas são cobradores medíocres de seus créditos comerciais, pois gostam de vender e fazer negócios, mas não gostam de falar de dinheiro nem de cobrar. Portanto, nos países ibero-americanos ainda representa incômodo cobrar os devedores, devido a um sentimento de vergonha mesclado com culpa.

Estas condicionantes tão propícias aos inadimplentes, acabam levando a situações perversamente absurdas, nas quais o devedor se faz de ofendido quando o legítimo credor reclama o pagamento de uma nota fiscal vencida, e o representante do credor acaba pedindo desculpas ao inadimplente pelo incômodo e por ter duvidado de sua honradez (logicamente sem conseguir receber um centavo) o que não deixa de ser uma circunstância estranhamente surrealista e inconcebível em outros países.

Esta falta de cultura empresarial relacionada à cobrança não existe na Europa não ibérica, nos EUA e Canadá, pois nestes países quando se faz negócio, definem se de forma muito clara as condições de pagamento, além do fato dos homens de negócios europeus e americanos serem muito rigorosos quanto ao cumprimento dos prazos de pagamento. As empresas no norte da Europa e nos EUA têm tolerância zero quanto aos devedores e no dia seguinte ao vencimento já reclamam o pagamento das notas pendentes (acrescidas dos devidos juros de mora).

Muitos pensam erroneamente que reclamar dívidas é sinônimo de confronto, ou seja, a imagem de um enfrentamento com o devedor vem instantaneamente à mente do empregado inexperiente encarregado de cobrar uma nota fiscal pendente.

O medo da negativa e de um possível confronto, faz com que o credor demore desnecessariamente na ação da cobrança. Por este motivo, muitas empresas esperam dias e até semanas para realizar a cobrança, temendo um enfrentamento com o devedor. Conseqüentemente, evita se reclamar notas fiscais pendentes para poupar se de uma situação desagradável. Isto faz da cobrança a função menos popular de uma empresa, pois para muitos cobrar significa ter que enfrentar, discutir, gritar, ameaçar e brigar com os devedores.

Entretanto, os profissionais da cobrança de inadimplentes sabem que a maioria das pessoas acaba pagando se for adequadamente solicitada a cumprir suas obrigações. Por conseguinte, solicitar o pagamento de uma dívida não tem porque ser visto como um ato de confronto, mas sim como prática normal no mundo dos negócios.

Podemos afirmar que com métodos de cobrança normais e comportamento natural pode se cobrar 95% das dívidas.

A recuperação das pendências também não requer estratégias complicadas ou planos de ação complexos para cobrar devedores. Em vez de empreender ações intrincadas, o melhor caminho para recuperar as pendências é dirigir se diretamente ao devedor e pedir lhe que pague. Na maioria das vezes, consegue se efetivar a cobrança através de uma negociação com o inadimplente e de um compromisso de pagamento.